安徽农业大学文件

校国资发〔2024〕2号

关于印发《安徽农业大学采购管理办法》等7个系列制度的通知

各学院、部，机关各部门、校直各单位：

《安徽农业大学采购管理办法》等7个系列制度文件业经2024年第1次校长办公会会议研究通过，现印发给你们，请遵照执行。

安徽农业大学

2024年2月1日

安徽农业大学采购档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强学校采购档案管理，有效保护和利用学校采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》和学校采购管理办法等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学校开展采购活动时，依法依规必须保存的有关文字、图表、声像等不同形式的各种记录材料，包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收文件、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等。

第三条 本办法主要适用于政府采购、学校统一采购及备案限额以上的自行采购等项目档案的收集、归档、移交、保管和使用等活动。

第四条 档案材料原则上以电子档案方式保存。

第二章 收集与整理

第五条 代理机构应在采购项目结束30天内向采购与招标中心移交招标文件、评标文件和有关资料。

第六条 项目单位应妥善保管采购招标过程中形成的需求调查、需求论证、合同执行等档案材料，并在规定时间内向采购与招标中心移交验收资料（或考核结果材料），其中：货物类项目在验收合格后15天内移交验收资料，服务类项目在支付最后一笔款项前移交考核结果材料。工程类项目，由总务部在支付最后一笔款项前向采购与招标中心移交验收材料。

第七条 采购与招标中心负责及时整理采购档案，按年进行归档。确保其安全完整、真实有效、存放有序、查阅方便。

第八条 采购档案的保管人员应及时归档采购材料，在调动、退休、辞职时暂未归档的采购档案，应与接替工作人员办理档案移交手续。

第九条 采购档案按照年度编号顺序进行组卷，符合学校有关档案要求和质量标准，并按规定的时限向档案馆移交采购档案。

第三章 保管与使用

第十条 采购档案保管年限：

（一）政府采购项目文件资料至少保存15年；

（二）学校统一采购项目文件资料保存10年；

（三）单位自行采购项目文件资料由项目单位（或项目负责人）自行保存5年。

对于在较长时期内有查考利用价值的重大采购档案资料，采购与招标中心可根据需要延长保存期限。

第十一条 采购档案主要为本校管理工作服务。

（一）因工作需要查阅档案者，凭证明文件在说明利用档案的目的和范围、办理登记手续、填写好调阅内容后，可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录或复制。

（二）凡需要摘抄或复制保密档案、未公开档案的，须经部门领导批准。

（三）档案利用者要爱护档案，确保档案的保密、完整与安全。借阅的档案不得转借他人，不准许拆卷、抽页、剪裁，不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，归还的档案应完好无损。确因工作需要借出的档案须在规定时间内归还。

（四）档案工作人员加强业务指导与监督，对档案利用者归还的档案应仔细清点、查核无误后方可签字，如有损坏，应立即追究责任。

（五）档案管理人员应及时将利用后的档案放回原处。

采购与招标中心在管理、组织实施采购活动中形成的文件材料，都应归入学校采购档案，并保证档案的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或擅自销毁。

第四章 附 则

第十二条 本办法由采购与招标中心负责解释。

第十三条 本办法自印发之日起施行。